퓨처스의 활성화
대부분의 퓨처스 과정은 워크숍에 기반하고 있기 때문에 활성화 과정이 필요함. 시스템 매핑이나 시나리오 기획과 같은 일부 활동은 고도의 기술적 전문지식을 필요로 하며, 이들 기법에 정통한 전문가를 통해 최적으로 활성화될 수 있음. 그러나, 일부 활동의 경우에는 일반적인 수준의 주재자나 조직 내의 개인에 의해 운영될 수도 있음(확실성이 높은 환경에서).
활성화를 위한 과정은 크게 세 단계로 나눌 수 있음: 사전 단계, 워크숍, 사후 단계
- 사전 단계 워크숍 이전 단계에서 주재자는 각각의 이슈에 대한 목표를 명확히 전달할 수 있는 접근법을 고안해야 함. 이 때 주재자는 다음의 항목을 명확하게 제시하여야 함.
- 워크숍의 목표, 산출물, 바람직한 결과물은 무엇인가
- 산출물을 어떻게 활용할 것인가
- 조직의 전반적인 퓨처스 과정에서 이러한 워크숍의 비중과 위치는 어떻게 정의할 것인가
- 워크숍 규모(참여자 수)를 어떻게 정할 것인가
- 누가 참여할 것이며, 워크숍에 할당가능한 시간은 얼마인가
- 워크숍 단계 워크숍 단계에서, 주재자는 전체 과정 동안 참여자를 이끌어야 함. 퓨처스 워크숍은 과정중심적 활동이기 떄문에, 참여자가 거쳐가는 다양한 단계에 대한 로드맵을 제공하는데 유용함. 또한 주재자가 워크숍 과정에서 특정 로드맵으로 주제를 회귀시켜서 참여자들에게 전체 진행과정에서 현재의 주제가 어디에 위치하고 있는지를 주지시키고자 할 때 참여자들의 빠른 이해와 워크숍에 대한 몰입을 돕는데 유용함. 워크숍 과정을 관리하는 것 못지 않게 주재자는 각각의 개인별 특성을 관리해야 함. 퓨처스 워크숍은 주제의 속성상 일부 전략적 토의의 실천성이 떨어질 수 있는데, 이러한 특성은 일부 참여자들에게 과정에의 참여에 어려움을 느끼게도 함. 따라서 성공적인 워크숍을 위한 핵심 전략은 가능한 모든 이들의 관심과 참여를 유지시키도록 하는 것임.
- 사후 단계 워크숍 이후 단계에서 주재자는 주로 워크숍 결과 및 과정에 대한 보고서를 제공함. 따라서 참여자들의 시각을 빠짐없이 기록하고 이들에게 정보로써 제공하는 것이 중요함. 이를 위해 워크숍 도중에 추가적인 논의 및 관점에 대한 기록 및 공지를 하는 것이 유용함. 주재자는 항상 공정성을 유지해야 하며, 과정을 진행시키는데 초점을 맞추어야 함. 주재자는 워크숍 과정 중 특정한 시점에서 다른 견해나 의견을 가로막는 등 토의를 주도하려는 개인에 대한 관리를 해야하기도 함. 또한, 특정한 주제에 대해 참여자들이 자신들에게 익숙한 범주를 넘어 자신들의 태도와 지식을 바꾸려는 노력을 할 수 있도록 하는 것도 주재자의 중요한 역할의 하나임. 이러한 역할은 조직 내의 주재자가 수행하기에는 어려운 측면이 있음. 특히, 참여자가 주재자보다 상급자인 경우에는 더욱 그러함. 따라서 이러한 역할을 수행함에 있어 개인역량에 대한 확신이 없는 경우, 외부의 주재자를 참여시키는 것이 최선의 방법임.
퓨처스의 커뮤니케이션
커뮤니케이션은 퓨처스 프로젝트의 성공에 있어 매우 중요함. 프로젝트 전반에 걸친 양질의 그리고 정기적인 커뮤니케이션의 제공은 정보가 효율적이고 효과적으로 소통되고 있으며, 프로젝트가 제대로 수행되고 있다는 것을 알려주는 척도임. 또한 프로젝트가 종료된 이후,
즉 산출물에 대한 검토, 맥락의 고려, 실천, 결과물의 생산이 고려되는 시기에 있어서도 커뮤니케이션은 여전히 중요함.
- 검토 커뮤니케이션 이전에 모든 자료가 충분히 검토되었는지, 그리고 모든 분석이 고려되었는지를 확인할 것. 무엇이 전달되어야 하고, 언제 전달되어야 하는지를 고려할 것. 한두가지 인상적인 메시지를 위해 방송 등에서 황금시간대를 배정받는 것은 비교적 쉬운 일이지만, 한편으로 고려해야 할 사항은 그 이외의 내용들은 대부분 인지되지 못한채로 남는다는 것임. 커뮤니케이션 플랜에 대해 이해당사자 및 후원자와 충분이 검토할 것. 우선, 이들은 해당 프로젝트에 기여를 했으며, 그 정도의 대우를 받을 자격이 있음. 또한 이들을 통해 전달하고자 하는 커뮤니케이션의 질적인 측면을 개선할 수 있음.
- 맥락 완료된 연구와 관련된 맥락을 설정할 것. 최소한 프로세스 리뷰의 형태는 띠어야 하며, 전달대상에게 기억될 만한 내용을 담고 있어야 함. 이를 위해 프로젝트의 원래 목적을 다시금 상기할 필요가 있음. 이를 효과적으로 하기 위해서는 프로젝트로부터 얻은 심화된 지식에서 한발짝 물러나 전체를 조망할 필요가 있음. 프로젝트를 통해 원래 의도가 어떻게 다루어졌는가? 혹시 다양한 단계를 거치며 애초 기획했던 바와 다른 방향으로 다루어지지는 않았는가? 이러한 과정에서 프로젝트의 의도가 변화되지는 않았는가? 프로젝트를 통해 초기의 가정이 검증되거나 변화를 야기하지는 않았는가?
- 실천 어떤 의미에서 가장 어려운 단계의 하나라 할 수 있음. 퓨처스 프로젝트는 최종 결과가 아닌 전략구축의 시작점이어야 함. 이제부터 해야할 일은 조직 내의 사람들이 프로젝트를 통해 생성된 퓨처스 정보를 활용하도록 만드는 것임.
그렇다면, 새로운 정보를 어떻게 전략결정자 및 정책관리자의 머리 속에 투영시킬 것인가? 향후 추진 단계로 정의했던 실천 계획이 존재하는가? 만약 그렇지 않다면, 왜 그러한가? 그리고 어떻게 실천계획을 마련할 것인가?
실천계획은 전략구축이라는 힘든 작업을 궤도에 올리는 일일 뿐만 아니라 커뮤니케이션 활동을 촉진시키는 일이기도 함. 실천계획과 더불어 프로젝트 검토기간을 설정했는가? 이는 핵심적인 메시지를 공유하고 이후의 퓨처스 프로젝트는 훨씬 수월하게 진행될 것이라는 것을 확신시키는데 있어 매우 중요함.
일반 대중을 포함한 광범위한 범주의 청중을 확보하는 것은 실천을 달성하는데 있어 중요함. 자료를 광범위한 청중에게 회람시킴으로서 현재의 견해에 대한 지표를 제공받을 수 있음. 웹사이트 구축은 프로젝트 산출물에 대한 커뮤니케이션 기능 뿐만 아니라 네트워크 공동체에서 해당 주제에 대한 대화를 지속시켜나간다는 점에서 그 편익을 고려해야 함. 퓨처스 워크숍 기간동안 형성된 관계망의 유지는 프로젝트 팀과 이해당사자 모두에게 중요할 수 있음. 즉, 사람들을 커뮤니케이션 과정에 들어오도록 강제하는 것이 아니라 켜뮤니케이션을 원하고 관계망 유지를 원하는 그룹을 유지시킨다는 점에서 중요함. 이러한 의미의 차이는 공동체 활동을 통해 이해될 수 있음 (폭소노미 (Folksonomy)참조). - 자료의 생산 커뮤니케이션 자료의 생산은 프로젝트 초기에는 우선적인 고려대상이 아닐 수 있음. 그러나 초기단계부터 이러한 생산을 염두에 두어야 함. 커뮤니케이션은 매우 값비싼 노력을 요구하며, 잘못된 커뮤니케이션은 단순히 인쇄를 다시하는데 드는 비용보다 큰 해악을 야기함.
커뮤니케이션 자료로서 생산되는 것이 무엇이든지, 대상집단이 활용할 수 있도록 질적인 측면이 충분히 고려되어야 함. 어떠한 매체를 선택하든지, 커뮤니케이션은 사용자 중심적으로 이루어져야 한다는 점을 명심할 것. 무엇보다, 메시지는 프로젝트의 결과물을 충분히 그리고 있는 그대로 반영해야 함.
이해당사자와 대상집단을 고려할 것. 집단에 따라 어떠한 커뮤니케이션 방법이 가장 효과적인가? 자료를 생성하는데 시간이 얼마나 소요되는가, 또한 얼마의 시간이 허용되는가? 전문지식을 지닌 주재자를 활용하는 것과 마찬가지로 커뮤니케이션 전문가를 고용해야 하는가?
퓨처스 프로젝트가 종료되었을 때, 이벤트를 개최하는 것은 좋은 접근법의 하나임. 이러한 방법을 사용한다면, 다른 방법과의 차이는 무엇이며 이후의 모멘텀 관리는 어떻게 할 것인가? - 종언 퓨처스 활동에서의 커뮤니케이션은 여기서 제시하는 모든 방법의 적용에 해당될 수 있음. 즉, 커뮤니케이션을 통해 메시지를 도출하고, 실천에 영향을 미치며, 핵심이슈의 윤곽을 형성하게 됨. 또한 가장 중요한 것은 커뮤니케이션을 통해 당신이 그토록 다다르려 했던 미래사고를 내일의 삶에 영향을 줄 오늘의 결정을 내리는 사람들의 마음에 닿게 할 수 있다는 것임.